La gestion des bulletins de paie n'est pas toujours une chose évidente pour les entreprises. Ainsi, pour des raisons diverses, certaines n'hésitent pas à externaliser leur processus de gestion de la paie. Quels sont les avantages de l'externalisation des bulletins de paie ?
Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?
On parle d'externalisation lorsqu'une entité transfère ou délègue tout ou partie de fonctions qui lui sont assignées à une personne ou un partenaire qui lui est extérieur. Ce processus nécessite une certaine coordination entre l'entreprise et son partenaire ainsi qu'une fiabilité de ce dernier.
Par conséquent, l'externalisation des bulletins de paie est donc le processus par lequel une entreprise confie à une société qui lui est distincte la gestion de la paie de ses salariés. Ainsi, au lieu de financer son propre service de paie, cette dernière s'offre les services de personnes spécialisées à moindre coût.
Dans ce cas, le prestataire a un certain engagement et des responsabilités liés à son travail. En revanche, celles-ci dépendent des tâches qui lui sont confiées et dans le cadre de la gestion de paie, il y a deux types d'externalisation à distinguer :
- L'externalisation de la gestion de paie et
- l'externalisation du système informatique de gestion de paie.
Lorsque l'on parle d'externalisation de la gestion de paie, cela veut dire que le prestataire prend en charge la totalité du traitement de la paie des salariés. Par conséquent, il sera tenu responsable de toutes les erreurs qui pourraient survenir dans le cadre de la réalisation de son travail.
Par ailleurs, l'externalisation du système informatique de gestion de paie signifie que l'entreprise saisit elle-même les informations et que les erreurs pouvant survenir lors du traitement relèvent de son ressort.
Www.cerfrance47.fr propose un service d'externalisation de la paie à Agen pour les entreprises.
Les avantages de l'externalisation de la paie
L'externalisation de la paie est une solution qui a de réels avantages pour les entreprises qui y ont recours. Voici quelques avantages liés à l'externalisation des bulletins de paie :
1- Gain de temps.
L'externalisation de la paie permet de décharger ceux qui en ont la charge pour leur permettre de se concentrer plus intensément sur d'autres tâches plus essentielles pour l'entreprise.
2- Réduction et maîtrise des coûts.
L'externalisation vous évite les coûts d'achats et de maintenance liés au logiciel de paie. De plus, vous n'aurez pas besoin de payer les coûts de formation des chargés de paie. Par ailleurs, si l'entreprise n'a pas les moyens d'engager un responsable des ressources humaines, en externalisant ce service, il optimisera ses dépenses.
3- Bénéficier de conseils avisés en droit social.
Pour les nouveaux entrepreneurs ou les nouvelles entreprises qui ne savent pas à quoi s'attendre et qui veulent respecter le droit du travail, l'externalisation auprès de personnes spécialisées peut leur permettre de bénéficier d'audit personnalisé, d'expertise ou de conseils juridiques, afin de sécuriser les démarches sociales liées à la paie.
4- Être en conformité avec la législation.
La législation évolue constamment en ce qui concerne la paie des salariés ce qui peut être déroutant pour les dirigeants. Or, une structure spécialisée en externalisation de la paie est composée de spécialistes qui maîtrisent la réglementation et qui savent l'appliquer. Par ailleurs, ils mettent l'outil de paie en conformité avec la législation en vigueur.
L'externalisation de la paie : pour quel type d'entreprise ?
Voici quelques entreprises qui pourraient bénéficier de la gestion de paie externalisée :
- Les entreprises ayant des équipes à l'international. Au vu des différences entre pays quant à la paie des employés, un cabinet d'externalisation permettra une gestion plus aisée de la paie tout en veillant au respect des normes légales en vigueur au plan local
- Les entreprises et startups qui comptent jusqu'à 10 salariés et qui n'ont personne en interne pour s'occuper de la gestion de la paie. L'externalisation de ce service permettra aux dirigeants de ne pas avoir à se focaliser sur cette tâche afin de se concentrer sur d'autres, plus importantes.
- Les PME ainsi que les grands groupes dont le nombre important de salariés engendrerait des coûts élevés en cas d'internalisation de la paie.
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