L’entretien individuel est une rencontre importante entre le manager et son employé. Elle peut avoir plusieurs objectifs, notamment évaluer le rendement du salarié ou s’enquérir de ses difficultés. Ainsi, le contenu et la forme légale du rendez-vous varient en fonction des résultats attendus. Le manager se doit donc d'en maîtriser les différentes variantes et les modalités d'exécution pour le mener à bien.
L’entretien individuel annuel : obligations et objectifs
Réaliser un entretien individuel annuel n’est pas toujours une obligation pour le manager. En effet, l’exigence légale d’avoir cette rencontre dépend des objectifs de celle-ci. De ce fait, si l’employeur désire :
- évaluer le rendement ou les performances de son employé,
- lui fixer de nouveaux objectifs pour l’exercice à venir,
- réviser son cahier de charges,
il organise des entretiens annuels. Ces rendez-vous ne sont pas obligatoires, sauf si la convention collective de travail l'exige. Ils servent à effectuer le bilan des compétences de l'employé et à lui faire connaître ses nouvelles attributions. Par contre, si l’employeur souhaite en savoir plus sur les projets professionnels de ses salariés, il organise un entretien individuel obligatoire ou entretien professionnel. Ce rendez-vous est défini par la loi et doit se tenir au moins une fois tous les deux ans. Ces objectifs sont alors :
- de recenser les besoins et les difficultés de l’employé,
- d’examiner les différentes pistes de solution pour améliorer sa productivité,
- d'adopter un plan de formation ou de renforcement de capacités.
Les autres avantages de l’entretien annuel individuel
Les entretiens annuels sont très bénéfiques pour l’entreprise, car ils sont également l’occasion :
- de jauger la motivation des employés,
- d’instaurer un climat de confiance et de maintenir une bonne ambiance de travail,
- de régler les conflits pouvant opposer les dirigeants et leurs collaborateurs,
- d’évoquer la possibilité d’une augmentation de salaire,
- de demander une mutation ou une affectation.
Cependant, il faut un canevas d’échanges pour éviter que la discussion ne soit longue et improductive. Il revient de ce fait au manager ou au département des Ressources Humaines de spécifier les objectifs de la rencontre. On peut tenir autant d’entretiens individuels que nécessaire durant une année : l’essentiel est d’obtenir les résultats voulus.
Comment organiser un entretien annuel ?
Le département des Ressources Humaines est l’organe responsable de l’organisation d’un entretien individuel. Il définit les objectifs de la rencontre et prépare à cet effet un ordre du jour qui est communiqué à l’avance au personnel. Le jour J, chaque employé est reçu dans une salle au sein de l’entreprise par son manager ou son supérieur hiérarchique direct. Chaque participant a le devoir de/d' :
- s’exprimer sur chaque point inscrit à l’ordre du jour,
- écouter son interlocuteur et de prendre des notes,
- adopter le compte rendu final écrit de la séance.
La durée d'un entretien annuel obligatoire ou non se situe généralement entre une demi-heure et une heure. Cette marge horaire est définie à dessein, afin d'éviter de bâcler la rencontre. Chacune des parties doit pouvoir s'exprimer en toute sérénité, en particulier l'employé auquel le manager doit accorder le temps nécessaire pour être entendu et compris.