Le milieu des entreprises prend désormais la pleine mesure du rôle crucial que joue une bonne gestion des ressources humaines. Alors que cet aspect était encore relégué au second plan il y a une cinquantaine d'années, il représente aujourd'hui une corde sensible que les dirigeants renforcent coûte que coûte, pour éviter qu'elle rompe. Les évolutions technologiques mettent à la disposition des entreprises de nouveaux outils, à l'image des chatbots RH. Ces derniers ont la réputation de rendre plus fluide les relations salariés – entreprise.
Qu'est-ce qu'un chabot RH ?
De plus en plus, le département des ressources humaines (RH) s'appuie sur des solutions technologiques récentes, notamment celles liées à l'information et à la communication. En la matière, les chatbots, qui désignent des applications de discussion instantanée automatisée, sont désormais plébiscités.
Le chatbot pour RH ou
chatbot RH fait donc référence à un espace de discussion instantanée exploité par un département de ressources humaines, pour permettre aux employés d'obtenir des informations, de bénéficier d'un suivi, etc. Cet outil peut servir à toutes les étapes d'un processus de recrutement. Il peut également intervenir pendant le séjour du salarié au sein de l'entreprise et servir notamment à assurer une disponibilité permanente de ressources d'informations.
Ces outils de discussion automatisés répondent à un principe d'anticipation et de programmation des réponses, alimentés par une technologie d'intelligence artificielle. Deux modes de questionnement sont généralement proposés : les questions préparées et les questions personnalisées. Dans le premier cas, l'utilisateur doit choisir, dans une liste de questions, celle qui semble le plus se rapprocher de sa préoccupation / demande. La réponse associée à cette question est alors immédiatement envoyée. Pour les questions personnalisées, le chatbot RH analyse les mots clés qui s'y trouvent et fournit une réponse qui lui paraît cohérente. Les deux modes de fonctionnement peuvent être cumulés.
Il convient de noter que grâce à l'intelligence artificielle (IA ou AI en anglais, pour artificial intelligence), les réponses fournies par le chatbot pour RH ne sont pas forcément des réponses figées automatiquement retransmises. Parfois, il s'agit de réponses entièrement nouvelles provenant de l'exploitation des réponses sur lesquelles l'outil a été entraîné.
Les chatbots RH, pour des recrutements plus efficaces
Le cycle de vie d'un employé au sein d'une entreprise commence par la phase de recrutement. L'employeur exprime son besoin de compétences, et le potentiel futur employé y répond en considérant qu'il remplit les critères exigés, et en suivant le mode de candidature préconisé. Durant cette phase, il peut arriver que le candidat ait des préoccupations particulières vis-à-vis de certains aspects de la vie dans l'entreprise. Avec un chatbot pour ressources humaines, à l'image de celui conçu par des professionnels comme
visiativ.com, il est possible de programmer un ensemble de réponses afin de le guider.
Le principe de programmation de réponse, sur lequel se basent les chatbots pour RH, permet de fournir aux candidats des retours adaptés à leurs préoccupations. Plus loin, un tel outil de discussion instantanée peut même intervenir pour réaliser les entretiens. Avec un chatbot, les entretiens préliminaires nécessaires pour la sélection d'une liste réduite de candidats peuvent s'effectuer de façon accélérée. Les questions étant programmées au niveau du chatbot, chaque candidat y sera soumis avec une certaine instantanéité. Au besoin, le chatbot pourrait même aider à effectuer le tri, en classant par exemple les candidats suivant le contenu de leurs réponses. Ce processus simplifierait, du côté du département RH, la sélection du candidat final.
Une fois que le candidat retenu rejoint l'entreprise, ses premiers pas pourront aussi être facilités par le recours à un outil de chat automatisé destinés aux ressources. En plus de prendre connaissance d'une certaine documentation, pour s'immerger dans la réalité de l'entreprise, il obtiendra des réponses à ses préoccupations grâce à cet outil.
La gestion des demandes du salarié avec un outil de discussion instantanée
Au sein d'une entreprise, les salariés peuvent avoir besoin d'obtenir des réponses sur le fonctionnement de leur département, sur des particularités relatives aux avantages sociaux auxquels il a droit en tant qu'employé, etc. Il peut également vouloir obtenir des informations sur l'historique d'activité de l'entreprise, sur ses fournisseurs et ses partenaires phares, sur sa stratégie de conquête du marché, etc. S'il est vrai que les sessions de brainstorming, les réunions hebdomadaires, les discussions informelles avec des collègues ou encore les entretiens en tête-à-tête avec des collègues peuvent lui permettre d'obtenir des réponses, ces canaux ne sont pas permanents. L'employé peut se souvenir d'une préoccupation ou d'une question qu'il a, après avoir fini un entretien ou après être sorti d'une réunion.
Pour toutes ces petites questions, ces préoccupations qui trottent dans son esprit, le
chatbot pour RH ou chatbot RH se positionne comme un accompagnateur constamment disponible. Peu importe le moment auquel l'employé a besoin de mieux comprendre une nouvelle stratégie, de cerner plus en détails les implications d'une nouvelle décision, le chatbot constituera une sorte d'assistant pour le guider.
Veiller au bien-être du salarié à l'aide des chatbots RH
Le bien-être du salarié fait aujourd'hui partie des enjeux majeurs auxquels les gestionnaires de ressources humaines font face. Pour améliorer la productivité de l'entreprise, il faut que l'employé se sente à son aise. De même, dans les activités de production ou de gestion l'impliquant, il doit également avoir la certitude que son bien-être est pris en compte. Ainsi,
la santé et la sécurité des salariés font aussi partie des sujets sur lesquels un chatbot RH peut aider l'entreprise. D'une part, les chatbots peuvent être utilisés pour rappeler régulièrement aux employés certaines consignes de sécurité. Par ailleurs, ils peuvent également permettre de lui repréciser les dispositions prises par l'entreprise pour lui offrir un cadre de travail sain, le couvrir en cas de problème de santé, œuvrer pour son bien-être mental, etc.
